¿Con qué criterios puedo efectuar la valoración de un fondo?

Ante un fondo debe preguntarse por los siguientes criterios

El primer criterio corresponde a las caracteristicas externas, esto es, a la forma del soporte en que se halla la información. No puedes olvidar el desarrollo tecnológico de la epoca en que se creo el documento.

Dentro de esté criterio aparecen 3 realidades: 

a. El estado fisico del documento para determinar la conservación o no por el deterioro en el documento, por el valor de la información contenida en él y por la justificación de eliminarlo cuando se sabe que la información que provee está contenida en otros documentos.

b. Cuando avanzamos en el diagnostico documental, poco a poco descubrimos documentos ordenados y documentos completamente desordenados, que nos hablan de una realidad archivistica.

c. El inventario natural nos provee de registros de una serie o de un periodo que se pueden cuantificar. Las fechas en el inventario nos indican periodos perdidos porque hay poca información o quiza nada. La mayoria de las veces se tratará de datos descontextualizados que informan aisladamente sobre el funcionamiento de la compañia que los produjo. Las cantidades de registros en el inventario nos ayudan a decidir muestras.

El segundo criterio corresponde al contenido informativo

a. Ya que se trata de encontrar un responsable equilibrio entre eliminar y preservar aquellos documentos de la compañia que guardan relación con el pais. Valorar bajo esté contenido informativo implica seleccionar los documentos que informan sobre el desarrollo sociocultural, cientifico y tecnológico de la compañia y sobre la población que los produjo, quiere decir que deben documentar sobre las personas, lugares, cosas y asuntos de la compañia ya a la vez de la historia del pais.

b. Analizar las condiciones en que el documento fue generado para tener seguridad sobre el contenido, cuando sea posible acceder a esa información y determinar su autenticidad, le da confiabilidad a los hallazgos documentales del proceso historico vivido por la compañia, en el momento que se produjo. Ante está realidad, generalmente, los historiadores sopesan la validez de la información con fuentes alternas.

El tercer criterio corresponde al criterio de relevancia social o representación 

a. Algunos documentos del universo muestran la interacción del estado con la compañia. Esos se identifican como relevantes porque afectaron las acciones de la compañia debido a coyunturas políticas, sociales o económicas.

El cuarto criterio corresponde al valor de uso

a. Un documento no se puede eliminar porque se consulta frecuente pero también porque hay acontecimientos externos que le agregan valor aunque a primera vista no parece. 

El quinto criterio corresponde al principio de procedencia orgánico funcional

a. Implica privilegiar la conservación de los documentos producidos por las dependencias de mayor jerarquia en el orden propuesto. ¿Por qué?  porque las normas o directricez dadas por los funcionarios de alta jerarquia explican el sentido o la razón de los documentos producidos en los niveles inferiores. Cuando la información fue o está reproducida preferimos los niveles de primer orden.

b. Todos los documentos nacen como resultado de una función aunque no suelen evidenciar explicitamente la organización de la compañia por ello; valorarlos implica identificar los registros de las funciones que realizaban en cada oficina y la forma cómo lo hacian. ¿fueron resultado de pdocedimientos, operaciones, politicas, desiciones, etc.? Segun su actividad es su valor para la compañia, la comunidad u otras partes interesadas.

El sexto criterio corresponde al criterio de la valoración historica, en este asunto Antonia Heredia (1995), recomienda no aplicar los mismos criterios a todos los fondos intervenidos en el momento de fijar parametros para la valoración porque hay distintas epocas y variaciones en los enfoques investigativos.

Recomiendo leer el libro

Antonia Herrera Heredia, Archivistica General: Teoria y Práctica; Diputación de Sevilla, 1995.