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miércoles, 23 de abril de 2014
Observa las carpetas o el AZ que tiene en su archivador. ¿Qué ve? ¿Un grupo de documentos o una Serie? ¿Papeles o... algo más? La Serie esta ahí. Invisible, abstracta, pero real. Algo que probablemente nunca imagino, y que el archivista ve entre los documentos que usted produce. Es la Serie, fallando. El archivista la buscará hasta encontrarla. Si nadie la ha descubierto antes la Serie no funciona y el archivista necesita su ayuda, es vital para que funcione. La compañía para la que trabaja necesita que funcione. Aparecerá, ¿desfigurada?, ¿trastornada?, ¿aturdida?. El archivista la estudiará y habilitará hasta activarla, cuando suceda, sutilmente cambiará su carpeta hasta darle la organización que hace que funcione. Nunca más sus expedientes volverán a ser los mismos. Ese producto documentado que da fe de las actividades diarias en el ejercicio de su cargo será... renovado.
Es como si su espíritu saliera de su cuerpo para convertirse en el espejo que le revela cosas que nunca imagino para convertirlo en alguien mejor. La Serie es el espíritu y el cuerpo físico es la carpeta. No se ve pero esta ahí, demostrando que la carpeta es más que un grupo de papeles caprichosamente almacenados como parece a primera vista. Juntos descubriremos la Serie, habilitandola, haciendo que funcione. ¿Cuento con usted?
Todos los días, cuando entramos a la oficina, volvemos a hacer actividades administrativas, propias de una dependencia, que ya se habian hecho antes, ese trabajo es lo que permite producir siempre los mismos documentos. Documentos que dan fe de nuestro trabajo. Es parte del ejercicio del cargo. Entender está realidad nos ayuda a ver lo que hay dentro de la palabra Serie.
Si mañana volvieras a la oficina y no hicieras las cosas de siempre, dejando de producir los documentos de siempre porque ahora la dependencia tiene nuevas u otras funciones, estariás ejerciendo un cargo con nuevas o modificadas actividades. Estariás produciendo documentos que dan fe de nuevo trabajo.
Si te vieras vinculado a otra dependencia estariás produciendo documentos que dan fe de un nuevo trabajo.
Si la dependencia se viera vinculada a un nuevo proceso, estariás produciendo documentos que dan fe de un nuevo trabajo, subordinado a ese proceso pero, propio de esa dependencia.
Y, si tu dependencia responde a un tramite administrativo que contribuye al desarrollo de un proceso, junto con otras dependencias que producen documentos diferentes pero subordinados a ese proceso, entonces, estariás produciendo documentos complementarios. ¿De acuerdo? Porque distintas dependencias tienen el mismo cometido.
¿Logras advertir que continuar en el ejercicio del cargo, genera Series porque ese trabajo refleja lo que hay dentro de ellas? A simple vista no se muestra la Serie. ¿cierto? Está no se deja ver inesperadamente. ¿Crées que ahora juntos tenemos una respuesta consensuada? Nunca la Serie llega de improviso. Entonces, concluimos que el archivista cuando denomina series, está intentando encontrarlas primero.
Realiza el laborioso trabajo intelectual de darle nombre a una "cosa" que identifique el grupo de documentos que produces y distinguirla, con ese nombre, de otra "cosa" que identifique los documentos producidos por otro, eso es denominar Series. ¡Evitando ademas duplicarlas!
Pero ¿qué es esa "cosa"?
Existen muchas definiciones de Serie pero, usaré solo dos ideas semejantes que me permiten dejar, una sola, propia:
Antonia Heredia dice que la serie es el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un organo productor en virtud de su función. Pag. 135
Recomiendo leer la 5ta edición del libro: Heredia Herrera A. Archivistica General. Teoria y Practica. Sevilla. 1991
La definición de la Sra Heredia nos permite inferir que: Las dependencias causan Actividades Repetidas que causan Funciones que causan el testimonio documental, causando Series
En el Diccionario de Terminologia Archivística, dice que la serie es: "Un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma juridica y/o de procedimiento"
La definición del diccionario nos permite inferir que: Una norma juridica y/o de procedimiento causa sujetos que causan una misma actividad administrativa que causa un conjunto de documentos, causando Series.
Las dos inferencias
Proposición 1. Las dependencies causan Actividades Repetidas que causan Funciones que causan el testimonio documental, causando Series.
Proposición 2. Una norma juridica y/o de procedimiento causa sujetos que causan una misma actividad administrativa que causa un conjunto de documentos, causando Series.
La proposición resultado para determinar la denominación y las caracteristicas de la Serie, dice que: El grupo documental al que se le elige, objetivamente, nombre, Serie, constituye una unidad de sentido en común que cumple una función determinada. Cómo se observa el concepto "grupo documental" rescata lo esencial de una Serie en la idea de Heredia y la idea del diccionario archivístico, "organo productor", "actividades repetitivas", " funciónes", "normas juridicas" , "procedimientos" y "conjunto de documentos" Hasta aquí, no hay crierios subjetivos .
¿Lograste entender qué es eso de denominar una Serie?
domingo, 20 de abril de 2014
Derecho Civil: Los plazos se usan desde los 9 dias hasta los 20 años. El termino prescriptivo del codigo civil, redujo a 10 años todos los terminos veintenarios.
Derecho Comercial: Los plazos prescriptivos y extintivos se usan desde los 3 dias hasta los 5 años.
Derecho Administrativo: Los plazos prescriptivos se usan desde los 15 dias hasta los 3 años.
Derecho Laboral: Los plazos prescriptivos pueden extenderse hasta los 6 años. A partir de la fecha en que la obligación se hace exigible inicia el conteo de extinción del derecho, generalmente por 3 años pero, con una simple reclamación del trabajador al empleador se interrumpe la prescripción y se inicia otro nuevo plazo igual al inicial. En el caso de las Historias Laborales, el plazo se extiende hasta los 50 o más años, debido a las acciones y derechos que se derivan de las mismas. Por ejemplo, la pensión.
Derecho Penal: Los plazos prescriptivos se usan desde los 5 hasta los 20 años. Ni menos, ni más.
Derecho Disciplinario: El plazo prescriptivo de una sancion disciplinaria se extiende hasta los 5 años, contados a partir de la ejecutoria del fallo. Ley 734 de 2002, Art. 30.
Derecho de Familia: Los plazos prescriptivos se usan desde los 10 meses hasta los 2 años.
Derecho Tributario: Los plazos prescriptivos se extienden hasta los 5 años. Una acción de cobro de una obligación tributaria y en general fiscal vence en 5 años; contados a partir del día que se hicieron exigibles.
Constitución Política: Son prescriptibles los bienes de dominio fiscal que el estado posee y/o administra. No son prescriptibles los bienes de uso publico. Art 63. Ni el patrimonio cultural de la nación. Art. 72
Legislación especial: Los plazos prescriptivos se aclaran, reforman o extienden en casos puntuales de las anteriores ramas del derecho, debido a diversos estatutos de la legislación especial. Por ejemplo en las acciones constitucionales de tutela.
Las siguientes leyes especiales señalan otros terminos de extinción o plazos prescriptivos.
Ley 142 de 1994 Servicios Públicos Domiciliarios;
Acuerdo de Cartagena. Decisión 344 de 1993 Propiedad Industrial.
Ley 675 de 2001 Estatuto de Propiedad Horizontal;
Ley 678 de 2001 Acción de Repetición;
Todo documento tiene un transcurso de tiempo especificado para extinguir su derecho, acción o responsabilidad. Las diversas ramas del derecho clasifican la prescripción o ese transcurso de tiempo. Quiere decir que hablamos de prescripción cuando el plazo de los derechos o las obligaciones de los documentos cesa porque han ido desapareciendo gradualmente.
El Sr. Manuel Vasques en su libro, Manual de Selección Documental, nos dice que podemos conservar documentos porque son antecedentes directos que sirven de soporte juridico a un documento que lo requiera para estar vigente. Pag. 61
Las compañias los conservan para responder a posibles reclamaciones administrativas o jurídicas.
- Cuando se vence el plazo establecido en el mismo documento
- Cuando existe una ley que así lo preceptúa.
- Cuando se produce un documento que modifica o anula al primero
- Cuando desaparece el objeto fisico que da razón de ser al documento
- En el caso de los documentos informativos, cuando el destinatario se entera de su contenido
- Cuando se determine convencionalmente.
El primer criterio para la valoración primaria consiste en identificar las funciones de las dependencias, entender de qué estan encargadas. Cuando las dependencias forman parte de procesos, generalmente estan encargadas de una parte del proceso. Toda dependencia puede ejecutar una o más de las siguientes actividades: Planear, dirigir, coordinar, controlar, evaluar, etc.; resumiendo de administrar.
El segundo criterio para la valoración primaria de los documentos de una compañia consiste en entender la tramitación de los documentos para establecer la vigencia de los mismos. Un documento es vigente mientras testimonia, informa y obliga. La vigencia tiene un plazo, en tiempo, que vence, cuando el documento ya no testimonia, informa u obliga.
Los documentos vigentes se pueden agrupar en tres categorias:
- Documentos Informativos: En ellos se transmite información.
- Documentos Testimoniales: En ellos se testifica un hecho.
- Documentos Dispositivos: En ellos la autoridad niega u otorga algo.
miércoles, 17 de abril de 2013
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