Creo que tengo documentos historicos, pero no sé que hacer

Definir la disposición final de los documentos producidos por una compañia, en beneficio de la conservación del patrimonio histórico, es un trabajo interdisciplinario entre archivistas, abogados e historiadores, que se debe abordar con buen juicio y responsabilidad. Se deben tener en cuenta 4 aspectos vitales:

1. El contexto histórico nacional en el cuál los documentos fueron elaborados. 
2. La historia de la compañía referida en los actos administrativos de creación 
3. Los cambios por la fusión o desaparición de unidades administrativas 
4. El levantamiento de los cuadros de evolución de las estructuras organizativas en todos los niveles, global, local, regional, seccional, etc.

Si se abordan estas consideraciones conservaremos la documentación cronológica de los principales acontecimientos del desarrollo de la compañía en periodos particulares del país asociados a regímenes políticos y sus consecuencias políticas y económicas.

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¿Qué debo tener en cuenta antes de valorar documentación de archivo como historica?

Cachiotis dice que se deben considerar 7 aspectos

1. La potencialidad historica de la documentación que se va analizar
2. Lo que se puede reconocer en la documentación sobre el funcionamiento institucional
3. El equilibrio entre la inclinación a la que a gusto nos vemos tentados a conservar todos los documentos y la necesidad de eliminar con las debidas practicas archivisticas.
4. El principio que le da autoridad cultural a los documentos
5. La posibilidad practica de consulta que se le puede dar a los investigadores
6. La valoración interdisciplinaria
7. El rigor para seleccionar los documentos que reflejan un registro completo y coherente de lo organico funcional.

Recomiendo leer

Jorge Cachiotis Salazar. Consideraciones y criterios para la valoración documental. 

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¿Desde la planificación del PGD se puede separar la documentación que formará parte del Archivo Historico?

Dentro de los procesos de gestión documental que todos conocemos, uno es netamente intelectual, valorar. Sobre esa actividad el AGN, en Colombia, ha publicado bastante literatura. Recomiendo leer el libro: Manual de Selección Documental del señor Manuel Vasquez. Lo recomiendo porque es práctico y nos ofrece herramientas y principios para guiar la valoración. 

Esté teorico del asunto, nos dice que el valor secundario de los documentos, puede clasificarse en evidencial o predecible y en no predecible. El predecible viene con la creación, desde que nace el documento sabemos que deberá conservarse permanentemente sin un proceso que medie la valoración. El no predecible requiere antes ser valorado, no por que se detecto su valor con la serie, sino porque se detecto por un suceso extraordinario que tuvo lugar en la vida rutinaria.

Otra referencia importante, si se quiere ahondar en el asunto, es Jorge Cachiotis, quién nos presenta la documentación de archivo como fuente para la historia debido a sus posibilidades investigativas. Segun él, la historia serial, la larga duración y la microhistoria orientan el uso de los documentos de archivo clasificados con valor secundario, para la historia.

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El documento y sus particularidades

Un documento tiene dos particularidades, testifica e informa, cuando informa, no solamente refleja directamente la compañía que lo produjo sino que contribuye al conocimiento de cualquier campo del saber. Cuando testifica refleja directamente la compañia porque nos habla de su actuación, de sus desiciones, de sus procedimientos, de su operativa, de sus funciones, de la evolucion de la estructura organico funcional de la compañia. Así lo indica Mundet. p. 214

Recomiendo leer el libro: 

José Ramón Cruz Mundet. Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sanchez Ruiperez, 2001.

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¿En que se fundamenta la selección de los valores de un documento?

Valorar es estudiar cada una de las series documentales producidas por la compañía. Si no fundamentamos la valoración en ese conocimiento será imposible clasificar la documentación en alguno de los dos grupos que mencionaba Schellenberg. El valor primario y el valor secunadario.

El estudio nos permitirá entender el origen funcional de una serie, la naturaleza del acto administrativo que la produjo, las tipologías que la conforman y el valor que actualmente tiene para la historia de la compañía o puede conservar en el futuro. 

Estamos valorando la documentación para darle un destino a las series pero, de acuerdo a Cruz Mundet, apreciar ese valor requiere establecer unos criterios. p. 210 

Recomiendo leer el libro: 

José Ramón Cruz Mundet. Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sanchez Ruiperez, 2001.

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¿Qué se define como documento con valor secundario?

Todos los documentos de archivo tienen un valor primario o secundario. ¿Cómo saber qué valor tiene ese documento que tengo en mis manos? Por la importancia que representa para la compañía en la que trabajo o, por su importancia para la historia, para el gobierno, para el negocio, etc. El documento adquiere un valor secundario cuando el desarrollo de la compañía nos está diciendo que en un futuro lo necesitaré porque refleja conocimiento corporativo vital, incluso para el país. Es muy importante porque, de acuerdo a Clara Inés Casilimas y Juan Carlos Ramírez, no se limita a brindar una imagen de la administración, sino de la sociedad que lo produjo.

Recomiendo leer el libro: 

Clara Ines Casilimas y Juan Carlos Ramirez, Fondos Acumulados. Manual de Organización, Archivo General de la Nación, Bogotá, 2004.

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¿Cuáles son los objetivos de la valoración documental?

Son esencialmente dos:

El Señor Manuel Vásquez, nos declara el primer objetivo razonablemente practico, el económico, cuando dice que se debe "dejar información reducida pero completa de la realidad que nos rodea". p. 61 Eso significa que no todos los documentos de archivo se pueden conservar. ¿Pero cómo sé que si y que no?

El segundo objetivo es historico-administrativo, se trata de identificar los valores de los documentos producidos por una compañía para salvaguardar esas fuentes documentales de archivo que son insustituibles, porque son importantes para la investigación, la historia, la ciencia y la tecnología o, para eliminarlas porque solo sirvieron para dar testimonio de un acto administrativo que ya perdió su vigencia.

Recomiento leer su libro: 

Manuel Vasquez. Manual de Selección Documental. Bogotá, Archivo General de la Nación, Ministerio de Gobierno, 1992.

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Definición de Valor en la Documentación

Algunos problemas que tienen todas las compañias del mundo es saber cuales, porqué y cómo conservar las fuentes documentales que producen, reciben y tramitan.

Un teorico llamado Schellenberg, hace más de 50 años, decia que es posible diferenciar los documentos oficiales de archivo. Para eso valoró muchos documentos y concluyo que se podian separar en dos grupos. El grupo de los documentos con valores primarios y el grupo de los documentos con valores secundarios. Este principio hoy guia la valoración de la documentación que circula en las compañias del mundo.

Recomiendo leer el libro de su autoria.

Theodor Schellenberg, Archivos Modernos. Principios y Técnicas, La Habana, 1958

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Mentefacto Conceptual - Valoración Secundaria

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