¿Cuál es el Impacto de las TRD en los Sistemas de Gestión de Calidad?

Debido a los cambios en la estructura, funciones y procesos administrativos, responsabilidades, actividades, controles y seguimiento, que surgen en la organización, por la implementación del Sistema Gestión de Calidad –SGC, fundamentado en la norma ISO 9001 versión 2008, la TRD impacta el sistema así:

1. Evidencia los cambios producidos, en la documentación y registros, por la planificación del sistema.

La TRD refleja los cambios, que por la exclusión-inclusión y fusión de viejos y nuevos procesos y procedimientos documentados (guías, manuales, instructivos, etc.) y registros (formatos, anexos, etc.), se van identificando durante la planificación del sistema. Esta herramienta, identifica los nuevos procedimientos y registros que exige el SGC.

2. Evidencia el control de los registros producidos durante la ejecución del sistema.

La TRD (apoyada en su guía de aplicación) refleja el control de los registros que exige el numeral 4.2.4 de la norma ISO 9001 versión 2008; el cual señala "…La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.”" Dado que indica cómo pueden recuperarse los registros y define los tiempos de retención.

3. Evidencia el control de los registros producidos para el seguimiento de la ejecución del sistema.

La TRD sirve de guía al seguimiento del SGC porque define en que fase del archivo deben almacenarse los registros que generan las unidades productoras de la compañía; Al definir cuál es su lugar de conservación y cuando se deben realizar las transferencias secundarias y terciarias de los registros, controla el seguimiento, además de la ejecución del SGC, en la medida en que cada serie o sub-serie se ajusta a los respectivos procesos y procedimientos operativos que, valga la aclaración, aparecen relacionados en el Mapa de Procesos definido para el SGC.

4. Evidencia el control de los registros producidos para el mejoramiento del sistema.

Al listar dependencias, series y sub-series, señalando los tiempos en que se deben seleccionar y eliminar los documentos, la TRD impacta la maduración o mejora del SGC porque, de manera organizada, reúne toda la producción documental del sistema y de la empresa. Lo anterior significa que la TRD lista, constante y ordenadamente, registros actualizados.

Esta herramienta, sirve de apoyo a la gestión administrativa, teniendo en cuenta los numerales “4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN”. Ver cuadro 3. “4.2.1 Generalidades, 4.2 a), 4.2 b), 4.2 c), 4.2 d), 4.2.2 Manual de la calidad, 4.2.2. a), 4.2.2. b) , 4.2.2. c) y el numeral 4.2.3 Control de los documentos” y sus respectivos literales, a, b,c,d,e,f, y g. (Norma ISO:9001:2008) Permitiendo a la administración que continúe con logros de transparencia, memoria y toma de decisiones adecuadas y oportunas en el servicio tanto a los usuarios internos, como a los clientes.