¿Qué es eso de denominar una Serie Documental?

Todos los días, cuando entramos a la oficina, volvemos a hacer actividades administrativas, propias de una dependencia, que ya se habian hecho antes, ese trabajo es lo que permite producir siempre los mismos documentos. Documentos que dan fe de nuestro trabajo. Es parte del ejercicio del cargo. Entender está realidad nos ayuda a ver lo que hay dentro de la palabra Serie.

Si mañana volvieras a la oficina y no hicieras las cosas de siempre, dejando de producir los documentos de siempre porque ahora la dependencia tiene nuevas u otras funciones, estariás ejerciendo un cargo con nuevas o modificadas actividades. Estariás produciendo documentos que dan fe de nuevo trabajo. 

Si te vieras vinculado a otra dependencia estariás produciendo documentos que dan fe de un nuevo trabajo.

Si la dependencia se viera vinculada a un nuevo proceso, estariás produciendo documentos que dan fe de un nuevo trabajo, subordinado a ese proceso pero, propio de esa dependencia.

Y, si tu dependencia responde a un tramite administrativo que contribuye al desarrollo de un proceso, junto con otras dependencias que producen documentos diferentes pero subordinados a ese proceso, entonces, estariás produciendo documentos complementarios. ¿De acuerdo? Porque distintas dependencias tienen el mismo cometido.

¿Logras advertir que continuar en el ejercicio del cargo, genera Series porque ese trabajo refleja lo que hay dentro de ellas? A simple vista no se muestra la Serie. ¿cierto? Está no se deja ver inesperadamente. ¿Crées que ahora juntos tenemos una respuesta consensuada? Nunca la Serie llega de improviso. Entonces, concluimos que el archivista cuando denomina series, está intentando encontrarlas primero.  

Realiza el laborioso trabajo intelectual de darle nombre a una "cosa" que identifique el grupo de documentos que produces y distinguirla, con ese nombre, de otra "cosa" que identifique los documentos producidos por otro, eso es denominar Series. ¡Evitando ademas duplicarlas!

Pero ¿qué es esa "cosa"?

Existen muchas definiciones de Serie pero, usaré solo dos ideas semejantes que me permiten dejar, una sola, propia:

Antonia Heredia dice que la serie es el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un organo productor en virtud de su función. Pag. 135

Recomiendo leer la 5ta edición del libro: Heredia Herrera A. Archivistica General. Teoria y Practica. Sevilla. 1991 

La definición de la Sra Heredia nos permite inferir que: Las dependencias causan Actividades Repetidas que causan Funciones que causan el testimonio documental, causando Series

En el Diccionario de Terminologia Archivística, dice que la serie es: "Un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma juridica y/o de procedimiento"

La definición del diccionario nos permite inferir que: Una norma juridica y/o de procedimiento causa sujetos que causan una misma actividad administrativa que causa un conjunto de documentos, causando Series.

Las dos inferencias 

Proposición 1. Las dependencies causan Actividades Repetidas que causan Funciones que causan el testimonio documental, causando Series.

Proposición 2. Una norma juridica y/o de procedimiento causa sujetos que causan una misma actividad administrativa que causa un conjunto de documentos, causando Series.

La proposición resultado para determinar la denominación y las caracteristicas de la Serie, dice que: El grupo documental al que se le elige, objetivamente, nombre, Serie, constituye una unidad de sentido en común que cumple una función determinada. Cómo se observa el concepto "grupo documental" rescata lo esencial de una Serie en la idea de Heredia y la idea del diccionario archivístico, "organo productor", "actividades repetitivas",  " funciónes",  "normas juridicas" , "procedimientos" y "conjunto de documentos" Hasta aquí, no hay crierios subjetivos .

¿Lograste entender qué es eso de denominar una Serie?